北京理工大学:自上而下推进线上一站式填报平台
发布者: 陈梓康 更新日期: 2021-05-13 访问次数: 51

  近年来,随着云计算、大数据、人工智能等新一代信息技术的不断成熟,高校信息化飞速发展,各类信息系统已然成为高校管理工作中不可或缺的支撑平台。

  与此同时,数据价值得到充分认识,数据治理的作用也日益凸显。因此,进一步发挥信息技术优势,精细化满足师生需求,是现阶段智慧校园建设的发力点。

  目前,师生反映最强烈的问题之一是重复填表。基本信息如姓名、性别、证件号码、出生日期、学历、工作履历,常用信息如论文、上课情况等需要在不同表格中反复填写,给师生带来了很多不必要的麻烦。

  针对这一问题,高校信息化管理者提出了多种解决方案,如复旦大学提出利用一表通助力本科教学评估,西北工业大学、南京航天航空大学等利用流程引擎技术实现表格填报的流程化,也有高校利用J2EE技术开发单独的自动报表应用,在数据平台基础上实现数据集成,节约填表时间。然而,高校业务繁杂,表格模板多,数据源头多,因此大多数高校的方案只是重点解决某一类型的问题,难以解决所有。

  2020年以来,北京理工大学持续强化顶层设计,在2014年后基本建成的涵盖人事、教学、教务、学工等学校核心数据集的数据流转体系和2018年建成的学科及成果数据认领填报平台的基础上,进一步通过数据确权工作明确数据归属,自上而下推进线上一站式填报平台,旨在全方面解决师生反映强烈的“表格繁多、重复填报”的突出问题。

一站式填报平台设计思路 

  一站式填报平台的设计思路是“一个平台、三个入口、四类数据画像、N个填报业务”(如图1)。以职称评审、聘期考核、导师评聘、工作量考核等多种业务共同驱动教学、科研、管理等数据的共治共享。

 

图 1 一站式填报平台设计思路 

  建立一个标准统一、操作灵活、体系结构开放、易扩充、易维护、安全、稳定、可靠的一站式填报平台,将各类填报工作流程化分解,在信息化平台上进行任务分配、标准制定、审批执行、进度控制等功能,替代手工工作模式,对各类填报提供信息化支撑,可以提高效率与数据准确度,加强对业务全过程的监控监督和对资源的灵活调配。

典型代表:学院工作量考核模块 

  在众多填报业务中,学院工作量考核业务极具代表性。

  学院工作量考核可以科学、规范、全面、真实地反映教师的工作态度、工作能力和工作绩效,是学校管理工作的重要环节之一,也是教师定岗定金、学校分配制度改革的重要依据。

  北京理工大学的学院工作量考核,由每个学院根据自身特点制定考核管理办法,在对各个学院的调研中,我们了解到,学院工作量考核存在考核工作时间短、任务重、表格多、数据采集难、审核困难、不易存储、无法快速查阅、每年重复填报等问题。具体如图2所示。

 

图 2 学院工作量考核存在的问题 

  北京理工大学采取“设立试点,逐步推广”的方案,结合学院需求,以数学与统计学院为试点单位,于2019年7月开始建设数学学院工作量考核模块。

  建成后,仅用7天便支持数学与统计学院完成了以往需要一个月的年度工作量考核工作,极大减轻了学院管理人员的负担,提升了考核效率。

  在数学与统计学院的试点获得成功后,学校组织开展了工作量考核模块推广活动。结合学校实际情况,制定了“统一管理,个性定制”的模块建设原则,即通过调研确认工作量考核基础功能模块,统一采购;各学院可选择直接使用,或根据自身特点增加定制模块。

  广大二级学院积极响应,最终选取法学院、材料学院、计算机学院等10个学院作为第一批建设单位,截至2020年12月,已经完成8个学院的年度工作量考核,工作量考核模块基本建成。

  工作量考核模块的建成既减轻了基层工作量、保障了考核工作精细化,又尊重了学院的发展、充分满足个性化需求。具体成效如下:

  1.实现工作量考核数据的多级别、可流转管理,减轻教师的数据填报压力,实现工作量考核数据多角色的分级授权管理。

  2.实现无纸化考核。通过平台快速、便捷配置考核要求、时间、内容,去纸化完成填报、审核工作,缩短传统填报方式的工作周期、同时为教师及管理部门“减负”,实现“数据多跑路,老师少动手”。

  3.缩短考核周期。通过系统依照学校考核办法配置考核运算公式,利用平台智能运算,精确计算出教师考核结果,提高计算结果的准确性,推进考核工作高效进行。

  4.实现工作量考核结果可视化展示。对学校管理需求进行系统分析和梳理,多维度的分析教师考核结果。将工作量考核分析数据,直观地呈现出来,帮助学校便捷、快速、全面地掌握学校考核的实时数据,更好的决策、规划未来发展。

  5.积累历年考核数据。一方面可针对历史数据进行趋势分析;另一方面通过标准化数据仓储,可为后续数据对接、数据分析奠定基础。

学院工作量考核模块设计 

  1.学术成果认领模块

  学术成果是学术评价及职称评定、工作量考核、人才评价、学科评估、资源配置、学校排名等方面的核心指标。

  2018年,信息化办公室牵头建设了学术成果认领模块(如图3),该模块通过文献数据库检索并梳理北京理工大学教师近20年的论文、基金、专利等学术成果,教师仅需对个人名下的学术成果进行认领,即可让学校、学院、学科精确地掌握教师学术成果数据。学术成果认领模块的建成为学院工作量考核模块的实现打下了坚实的基础。

 

图 3 学院工作量考核模块设计 

  学术成果认领模块是学校论文数据的源头,也是构建“学科发展动态评估与监测大数据平台”等数据应用的基础。学校将继续以教师工作量考核及其他业务模块建设为契机,推动教师认领学术成果信息,完善学校学术成果信息。

  2.人员、教学等信息的自动获取

  涵盖人事、教学、教务、学工等学校核心数据集的数据流转体系是学院工作量考核模块建设的重要基础。

  学院教师工作量考核模块需要的教师个人基本信息、课堂教学数据、指导学生数据都可通过学校数据中心自动获取,大大提高了数据收集报送效率(如图4)。

 

图 4 数据自动获取模块 

  同时,教师在一站式填报系统中补充填报的数据将留存到数据中心并供后续职称评审、导师评聘、“双一流”动态评估等业务使用,避免数据重复采集。

  3.教师工作量考核计算

  学校推进校院两级管理体制改革,鼓励学院差异化和多样化发展,不同的学院在教师工作量考核过程中的具体需求都有所不同。

  学校在与各学院沟通的过程中积极探索,努力将统一化的数据、通用性的功能和特色化的规则有效结合在一起,初步实现了可按学院需求配置的教师工作量考核计算功能。

  4.一站式填报平台应用情况

  创新是引领发展的第一动力,我们已经看到了一站式填报平台的部分成果——工作量考核模块。

  通过工作量考核模块的设计,可以构建出整个一站式填报系统的架构:以学校核心数据集的数据流转体系和学科及成果数据认领填报平台为基础,以数据确权为手段,构造管理权限划分体系,满足综合统计分析和各类表单填报(如图5)。

 

图 5 一站式填报系统架构 

  除了学院工作量考核模块,学校2020年还完成了学生奖学金申请和导师评聘的填报工作,“双一流”监测、学科评估、职称评审等后续表单也在紧锣密鼓的设计和开发之中。

  一站式填报平台在实际应用中为管理部门提供了收集数据和分析数据的新方式,减轻了师生填表数据收集负担,切实增强了师生信息化的幸福感和获得感。

  在未来的工作中,北京理工大学将继续紧密围绕学校发展战略布局,从学科发展、人才培养、科技创新、师资队伍、大学治理、国际化等领域全方位全角度做好总体规划。

  以数据治理为切入点,以项目制推进为手段,实施各项建设工作的全生命周期管理,切实提升信息化建设成效。与各部门通力合作,共同推动学校信息化建设高质量发展,支撑学校“双一流”建设。

作者:王开婕、康慨(北京理工大学信息化办公室) 

  (本文转载自中国教育和科研计算机网)


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