张玉振:高校信息化是实实在在的“一把手”工程
发布者: 陈梓康 更新日期: 2021-05-31 访问次数: 59

  信息化工作永远在路上,需要一步一步往前走,在具体落实上,需通过业务数据化和服务流程化,驱动体制机制变革和管理服务创新。

张玉振 西安电子科技大学信息网络技术中心主任

  认识理解

  为实现人才培养、科学研究、管理服务、一流建设以及“人工智能+大学”的战略使命,西安电子科技大学(以下简称“西电”)将信息化建设作为实现师生服务的重要支撑,并将其列入西电“四化”(信息化、国际化、法制化、职业化)建设。

  学校领导对信息化高度重视,要求将信息化发展与学校整体建设以及师生服务进行深度融合,因此在西电,信息化已经深刻烙印在师生的脑海中。

  然而,信息化工作的实际落地并不容易。

  首先,高校信息化建设是个既专业又庞大的圈子,进入信息化圈子,从事信息化工作需要有情怀、能坚持,需要把信息化当作事业去推动,而不能仅将其视为一个岗位,如果仅以完成工作为目标是很难做好信息化建设的。

  其次,信息化工作在高校是实实在在的“一把手”工程,人人都要具备“主人翁”意识。每个人在自己的角色中,扎根进去,做好信息化建设中的“螺丝钉”:校长是学校发展“一把手”,处长是部门推进“一把手”,业务人员是用户服务“一把手”,技术人员是运维运营“一把手”,厂商是支持开发“一把手”。大家都找准自己的大局定位,才能真正做好信息化。

  2018年,西电进行了机制体制改革,学校信息化建设由两个单位协同推进:一是信息化推进办公室,二是信息网络技术中心(以下简称“信息中心”),架构如下图所示。其中,信息中心的身份,既是教练员,又是裁判员,还是运动员。


信息化组织架构

  在整个学校的信息化建设中,西电信息化工作不仅是主管部门在推进,学校各部处也在校领导指导下持续参与。

  学校每周都会召开信息化领导小组工作会,校长每月参加一次,主管副校长每周都参加,这一举措极大地促进了学校信息化的发展,从学校组织架构到工作的推进机制为信息化发展提供了坚实的保障。

  此外,在人才队伍建设方面,要找准方向,提前布局,深入业务,全方位发展。西电信息化人员的变化体现在编制和人员的成倍增长,在2015年约有10位信息化工作人员,从2018年开始迅速增加至60余人。

  而部门本身对人员定位也会随着国家政策和技术的发展而变化,例如,2013年成立了网络科和系统科,负责网络和信息系统建设;2018年随着中心名字的变化,设立了网络部和数据部,进行了职能的调整;2020年,又增加了名为开发业务部的科室,开发业务部负责师生能接触到的业务(一网通办、智能终端、移动服务等)。

  目前,西电的信息化工作更加注重师生的服务体验,同时放宽视野,找准业务发展趋势,为中心培养全面信息化业务人才做准备。

  最后,在技术部门与学校其他处室或与公司的关系方面,需注意到,变化是绝对的,不变是相对的。在进行信息化统筹治理时,信息部门一定是发挥主导作用的。在学校具体工作落实时,信息部门一定是提供服务和配合的。另外,还要实现和公司合作共赢,共同成长。

  探索实践

  2019年,西电信息中心启动了学校的一网通办建设,其主旨可理解为以“我”为中心,千人千面,随时随地,多屏融合,这是实现学校信息化面向师生服务端的追求和目标。

  然而,真正落地实现从“一站式”向“一网通办”转型还是比较困难的。“一网通办”是一个信息化服务的“深水区”,需要进行深层次的师生服务治理和部门业务变革。

  要解决师生服务的一网通办,我们希望在各种场景下都能让师生体会到信息化的存在,实际上体现在信息化工作上就是解决师生期望、领导要求和信息化服务不充分、不平衡之间的矛盾。

  目前高校信息化面临的问题表现在:线下业务繁杂,管理原始;表单反复填报,协同缺失;业务部门划分,本位主义;服务监管困难,效率不明等。


西安电子科技大学 图源:官博

  信息化工作永远在路上,需要一步一步往前走,在具体落实上,需通过业务数据化和服务流程化,驱动体制机制变革和管理服务创新。

  在西电整个信息化工作的基础上,我们总结出从治理到赋能,从服务到管理的闭环信息化建设。

  在数据治理方面,一是数据治理只需掌握一个核心要点,即一数一源、闭环共享统一管理,中台支撑。

  二是技术部门要把所有的数据流向过程用技术手段实现。

  三是公司的技术方案是一部分,学校也要配备专门的技术人员和管理人员。

  四是要做到全校数据资产清单基本理清,权责划分明确,流向过程清晰可视;核心数据全量采集,全生命周期管理,个人常用数据自主持续迭代更新数据同步共享基本实时。

  目前,信息中心完成10余个标准主题集300多个接口的发布;完成8个定制主题集12个接口的发布,后续根据实际业务需求扩充定制主题数据;共发布900多个API接口,数据被调用过亿次。降低了信息中心80%的数据发布工作量和业务部署80%的数据处理工作量。

  在业务治理方面,要理清单、做减法、优流程、线上办、一次办。

  学校启动建设一网通办服务门户之后,通过灵活的配置工具结合业务经验,减材料、减表单、减环节、减流程、减次数,实现表单融合、数据聚合、流程优化和线上审批,最终实现了目前西电师生的线上统一办事。

  作为信息化技术部门首先要进行面向学校的技术赋能,结合业务,要让大家愿意用、用的好。在平台搭建的同时,统筹研判、快速响应、业数融合,通过低代码开发工具的部署,快速灵活上线学校的大量业务服务。

  在流程服务方面,西电基于BPMN2.0国际标准,以“数据多跑路、师生少跑腿”为目标,通过梳理业务流程、整合应用服务、完善表单建设和规范审批管理等手段,不断优化服务流程、创新服务方式,搭建快速、简单、高效的流程审批服务。以更低的服务成本、更高的全局效率,促进部门间协同工作,提升师生服务体验。

  我们还以可视化表单设计缩减繁琐操作,实现敏捷灵活的师生信息填报。根据表单设计习惯和共性需求,提供多种表单组件模版,为师生清晰规划、应对不同业务场景提供支撑。把信息录入与数据采集相统一、数据贯通和统筹管理相结合。实现业务易建易用易跟踪的人性化功能。

  此外,灵活的人员标签管理工具实现对学校人员进行标签管理,要将人员建立对应关系,并做成审批标签。建设易用的报表平台,可以灵活应对运营、人资、财务、合同等多变的业务需求,让流程业务转化为有价值的数据。

  在已有业务数据的基础上,完成学校数据业务融合最后一公里,建设管理一张表,要对个人数据统一管理,要一数一源有序流转,业务需求精准匹配。

  在服务师生方面,注重多维交叉,提供面向师生在校的全周期服务。包括以下几个方面:

  一是定向招生,基于数据共享及业务融合,根据历届学生的成绩、获奖、工作、考研、科研、成果等数据维度,定向分析区域、人数、学科等招生特征;

  二是入学服务,以现有迎新系统为主线,整合学校概况及介绍、迎新办理手续,校园生活等相关服务,快速了解学校;

  三是学考一体化,以学生学习和考评为主线,建立面向学生的学习资源空间、课程、教师及学业考试为一体化的学习服务;

  四是学生成长,建立以学生品德、体育、职业规划、安全教育等相关主题的统一服务场景;

  五是网上办事,面向学生的自助打印,缴费场景,信息服务;

  六是离校服务,清退宿舍、补交财务费用、提交论文、归还图书等。以上服务打破了部门、东奔西跑的一网通办场景等相关场景服务办理。

  总之,信息部门要做精准服务,让工具下沉,管服分离,增强信息化建设参与度和获得感。通过协助业务部处自身信息化业务的推进和建设,让职能部门更多参与到自主线上服务的搭建和维护,这样既有利于部署平台的高效利用和开发,也能进一步推进学校信息化的业务建设。

  另外,针对精准用户,要全面了解、精准施策。例如,通过精准业务数据匹配,可帮助辅导员实时管理并分析学生在校课堂行为、日常行为、餐饮行为、住宿行为等。及时了解学生在校状态、服务学生。

  在纵向业务方面,要智能运营,构建“全联动”部门协同场景保障。

  打通融合水电暖通、安防消防、物联终端等教室、实验室和公寓的各类设备设施,各部门集中协同服务,实现大保障大安全“全联动”。在过程中要有响应机制,提前发现、快速解决,将事故影响最小化,服务响应及时化。

  【本文根据张玉振在2021高校信息化发展研讨会上所做报告整理】

  (本文转载自中国教育和科研计算机网)


打印此页】 【顶部】 【返回